Cara Membuat Filter Email di Gmail

           Bulan lalu, seorang teman mengirimi saya pesan ke inbox facebook dan email [surat elektronik]. Isi pesannya menanyakan tentang bagaimana cara membuat filter di gmail. Kenapa sih kita perlu membuat filter email? Apa pentingnya? Dan apa manfaatnya?

          Dalam dunia teknologi informasi seperti sekarang ini, rasanya hampir semua orang sudah mempunyai yang namanya alamat email. Baik yang berbayar maupun yang gratisan.

          Email yang berbayar biasanya satu paket dengan si pemilik domain sebuah website. Bisa saja milik sebuah perusahaan atau instansi tertentu, atau bahkan website pribadi. Kalau email gratisan, kita tentu sudah tidak awam lagi dengan yang namanya yahoo mail, gmail, hotmail, dan masih banyak lagi pemberi layanan email gratisan lainnya.

          Dalam kaitannya dengan kehidupan social kita sehari-hari, sarana email menjadi hal yang makin popular. Kita mengenal yang namanya mailing list atau disingkat dengan milist. Dua perusahaan pemberi layanan yang banyak dikenal adalah gmail dengan googlegroups-nya dan yahoo mail dengan yahoogroups-nya.

          Kalau bicara masalah milist, kita akan mengkaitkan dengan aktifitas sebuah grup, kelompok, komunitas, organisasi, bisnis, hobby, dan jaringan-jaringan social lainnya. Sekali kita sudah bergabung dengan milist, maka secara otomatis inbox kita akan dipenuhi dengan email-email dari para member milist tadi. Apalagi kalau member milist-nya aktif, 100 email mungkin akan masuk ke inbox email kita hanya dalam hitungan jam, bahkan mungkin dalam hitungan menit.

          Bagi kita yang terlalu sibuk dengan urusan pekerjaan, urusan keluarga dan urusan-urusan lainnya, mungkin saja kita tak punya waktu untuk sekedar membuka email-email dari rekan-rekan kita atau grup milist tadi. Sekali kita membuka inbox, penuhlah sudah inbox kita dengan email-email milist tadi. Yang jumlahnya mungkin ratusan bahkan ribuan. Efek buruknya, kita akan malas membuka email. Bila saking malesnya, email-email tadi langsung di SELECT ALL dan di klik DELETE. Padahal mungkin salah satu email yang kita delete [hapus] tadi merupakan email penting atau email yang berisi artikel yang bagus atau bahkan email panggilan wawancara. Sayang kan kalau terhapus begitu saja.

          Nah, agar email-email milist tadi tertata dengan rapi dalam satu folder, maka tulisan kali akan berbagi tips sederhana untuk mengatasi hal itu. Saya akan menuliskan tahap demi tahap membuat filter email di gmail.

1. Login ke akun gmail anda.

2. Buka salah satu email yang akan anda filter. Disini saya akan memberi contoh dengan membuka salah satu email yang saya terima dari linkedin.

3. Perhatikan pilihan-pilihan yang berada di atas halaman email yang kita buka tadi. Di bagian paling kanan anda akan melihat tulisan MORE.

4. Klik MORE.

5. Klik FILTER MESSAGE LIKE THIS.

6. Maka secara otomatis alamat email yang akan kita filter tadi sudah berada di kotak FROM.

7. Klik CREATE FILTER WITH THIS SEARCH.

8. Kemudian akan muncul pilihan filter, klik SKIP THE INBOX (ARCHIVE IT) dan klik APPLY THE LABEL.

9. Klik NEW LABEL dan beri nama label baru anda, misal LINKEDIN.

10. Jika email serupa dalam inbox anda tadi, maka ada pilihan juga untuk mengklik ALSO APPLY FILTER WITH TO […] MATCHING CONVERSATIONS.

11. Langkah terakhirnya adalah mengklik CREATE FILTER.
12. Selesai. Anda telah sukses membuat filter email di gmail. Dengan filter email diatas, maka secara otomatis bila anda menerima email lagi dari linkedin, email-email tadi akan langsung masuk ke folder LINKEDIN.

Demikian tips sederhana ini, semoga bermanfaat bagi yang membutuhkan. Insha Allah di lain waktu saya akan menuliskan tentang membuat filter di yahoo mail.

Dukhan, 9 Februari 2012

by Sugeng Riyadi [Bralink] for Jelajah Qatar & notes from Bralink